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電子カルテとは、従来紙に記入されていた顧客情報(お客様情報や提供サービス、メモ等)を、アプリから簡単に電子情報として一括に編集・管理可能にし、顧客管理をデータベース化した仕組みです。
データベース化された電子カルテによる顧客管理は、デジタルシステムの柔軟性によってサロン現場に劇的な変化をもたらし、導入することによって大きなメリットを享受できます。
機能 |
 紙のカルテ |
 KaruteKun |
|---|---|---|
記録 |
紙カルテ/伝票の準備、記入、記入情報の収集・レジ打ちこみ | 手元の端末で簡単記入・確認 |
セキュリティ |
紙カルテの劣化や損失の恐れあり | 安全なクラウド上にデータを保管 |
リアルタイム性 |
紙カルテがある場所に行かないと確認ができない | どこからでも簡単に必要情報を確認できる |
集計 |
カルテ・伝票を集めて、Excelなどに提供サービスの内容を入力・集計 | 記入データを全て自動で集計 |
給与計算やPOS連動 |
伝票/カルテのデータを手入力する | 集計データの出力機能で入力いらず |
保管 |
紙のカルテを保管場所が必要で、検索も大変 | カルテの電子化で保管は場所いらず、検索も瞬時にできる |
紙のカルテと異なり、保管に掛かる床面積はなく、サロンの受付がすっきり。手書きと異なり、記録された情報が判読不能といった問題も発生しません。
また、紙のカルテのような物理的な制限はなく、スタッフはあらゆる場所から瞬時に必要情報が閲覧できます。サロンで設定できる施術メモ定型文により、記入・管理効率も劇的に向上します。
必要情報を紙や複数のツールで管理する必要がなくなり、紛失などのリスクを減らせます。また、紙カルテのように探したり、片付けたりする手間がかからないので、受付・会計の事務作業をスピードアップでき、カルテ・伝票が無くなることもありません。
手書きのカルテと異なり、お客様のお名前以外にもメモや提供サービス、来店日等からカルテが簡単に検索できます。
過去の提供サービス内容は一覧で確認できるうえ、写真も記録できるため、お客様への説明が充実し、カウンセリングの精度アップに繋がります。
保存データは、クラウド上に保存されるため、データの焼失・劣化や消失のリスクがなくなります。
機能・データごとに権限を設定すれば、スタッフが不必要な情報・機能にアクセスするのを制限することができ、紙カルテよりも情報保護が強化できます。
電子カルテのデータを、様々な切り口から分類して分析、データベース化することによって店舗の売上向上が期待できます。
また、蓄積されたカルテの必要な部分を切り抜いてスタッフ育成などで利用することも可能です。
カルテを予約や会計情報と一体化することで、サロンの実施内容と記録情報を容易に一致させ、作業時間をさらに短縮できます。
予約機能・レポート機能と連動させることで、お客様の待ち時間短縮や、集計ミスのリスク低下が可能となります。